不同的事务信函要达到的目的各不相同，例如求职信、拒聘信、询问信、投诉信等等。事务信函书写的好坏关系到事务洽谈的成败。因此，写事务信函时，要具有高超的驾驭语言的能力，按固定格式写。
　　事务信函的格式由八个部分构成：
　　发信人公司名称和地址（信头）；收信人公司名称和地址（信内地址）；称呼；信体；结束语；落款；发文编号；附言。
　　●信头包括发信人所在单位的名称、地址、邮政编码、电话、电传、电子邮件信箱及发信日期，写在信纸的右上方。
　　●信内地址包括收信人所在单位的名称或收信人的地址，必须同左边的空白处取齐，与信头间隔二行至四行的距离为佳。
　　●书信开头客气称呼的方式取决于写信人与收信人之间的关系。规范的称呼通常是：Dear Sir，Dear Madam，Dear Mr. Smith，Dear Miss Green，Dear Mrs. Brown，Dear Ms. Jane，Gentlemen.
　　●信的主体可由一段或多段组成，全从左边空白处写起或缩行二个字母至四个字母的距离。
　　●常用的书信结尾有：Yours truly，Yours sincerely，Yours cordially，Yours respectfully.
　　贸易关系用：Yours truly，Yours sincerely
　　贸易及朋友关系用：Yours cordially
　　与上级关系用：Yours respectfully
　　给年长者或位尊者用：Yours very respectfully
　　●落款时，写信人必须在印刷体的名字上方签上自己的姓名。
　　●发文编号：抄送人将姓名用小写缩写写在签名下方空一行处，以示对信件负责。
　　●附件用Enclosure标明。