卖方可用报价单回复买方的询盘，报价单应包括询盘中所要求的所有必要信息。报价是一种按约定条件供货的承诺，被认为是一种虚盘。请求报价之后，未来买主没有义务非买不可，如果卖方后来决定不卖，他也没有义务一定卖以前报过价的商品。报价并不具有法律约束力，尽管它也很像实盘那样使用了某些严谨的说法。好的报价信应包括以下部分：
1. 对以前的询价表示感谢。
2. 所报商品的名称、质量、数量和规格。
3. 有关价格、折扣和付款条件的细则。
4. 详细表明价款所包括的方面，如包装、运费、代理商的佣金、保险费等。
5. 预定包装、交货日期。
6. 表示希望接受所给报价。
简而言之，发盘是卖方对买方询价的回复。对于老客户或可能会对自己的商品感兴趣的新客户，为了销售自己的商品，卖方可以不等对方询盘即主动发盘，这也是一种经常的做法。发盘必须有明确的受盘人，其所有主要内容必须十分确定。当卖方承诺按规定的条件在规定的时间内出售商品时，他发出的就是实盘。报价因为没有承诺出售，所以它不是发盘，正像广告、价目表和通函一样，发出报价即邀请买方发盘或发出订单。如果报价承诺销售，包含价格、数量等关键条件，并说明这些条件需在双方协议中加以明确，那么这个报价就可被视做是可操作的发盘。从法律角度讲，报价并非承诺，但是如果报价附有某些接受条件，如“必须在5天内接受”、“此报价有效期31天”或类似的有效文字，报价就在某种程度上成为一个实盘。实盘是一种契约义务，因此，一旦其在有效期内被无条件地接受就不可以撤回。
实盘必须具备两个条件：第一，实盘中各项条款必须完整、肯定、明确，合同的要件除了商品的名称、质量、规格、价格、数量、包装、保险，还应该包括交货时间、装运交货、付款条件。对于老顾客，由于长期的合作，彼此对已形成的习惯做法都非常熟悉，则不需再逐条谈判合同细则，而只是简单地在合同中加入类似“其他条件不变”的条款。第二，有效期是实盘的必备条款。报盘时必须明确有效起始时间、地点，超过有效日期，报盘则失去约束力。
友好的语气、礼貌的语言和言简意赅的措辞在报价和发盘时时非常必要的，巧妙的商业表达技巧还有益于促使顾客对其他产品产生兴趣。此外，你必须确保询函中的所有问题都得到了答复。一份报价或报盘主要由下面几个部分组成：
1.第一部分一段即可，在此应确认收到询函并对顾客对自己的产品感兴趣表示真诚的感谢，别忘了指明询函的发出时间。
2. 在中间部分，说明货物的供应情况，并明确、肯定地陈述所有交易条件。如果报实盘，须明确规定报价的有效期限。
3. 在最后一部分，表示希望买方对报价或发盘感到满意并接受。
常用句型
1. Please send us a quotation for the supply of 25 ton No. 45 chemical fertilizer. 请惠寄一份供应25吨45号化肥的报价。
2. With reference to your enquiry of July 10th, we shall be pleased to supply 50 sets of scanner at the price of $110 each.
感谢您7月10号的询函，我方很高兴以每台110美元的报价供应50台扫描仪。
3. We take the liberty to enclose herewith for your reference the newest samples and our revised catalogue and price list. This cancels the previous lists.
冒昧随信寄去最新的样品及新修改的目录和价目表，供贵方参考。过去的价格表取消，以此表为准。
4. I enclose today a samples of No. 3, which we quote $2.89 per silk handkerchief FOB San Francisco, in the hope that you may find something to suit you.
随函寄上3号样品，报价为FOB旧金山，每丝绢2.89美元。希望这些商品能适合贵公司的需要。
5. We quote you our best prices for the following goods, and shall be pleased if you can favor us with your orders.
在此就以下商品向贵公司报我方最低价，盼惠顾试购。
6. The quotation we offer you at exceptionally low prices are subject to reply by return of post.
破例所提供的优惠报价，以贵方回信确认为准。
7. We shall be obliged to have your quotation with the lowest possible prices CIF Hong Kong, in US dollar.
恳请贵公司对以下商品以美元报CIF香港最低价。
8. We thank you for your offer, but we regret that we are not in deed of these goods. We will surely bear you in mind for future demand.
感谢贵方的报价，但遗憾的是，我公司目前不需要这些货物。我们会记住贵公司，并在将来有需要时接洽贵方。
9. In additional, there will be a discount of 2% on total cost of payment within one month from date of invoice.
此外，如果从发票日期起一个月内付款，还可以享受2%的折扣。
10. The prices quoted will apply only to orders received by September 30th.
所报的价格只在9月30号之前有效。
11. The offer made is subject to the acceptance within a week.
所报盘有效期为7天之内。
12. We hope that our quotation will be a satisfactory one and expect your orders. 希望我们的报价令人满意，期待接到你们的订单。
13. Our offer will be withdrawn if not accepted within 14 days.
如果14天之内没有接受，我们将撤回发盘。
14. We are sorry that we are unable to entertain any counteroffer, for this offer is firm, subject to the receipt of reply by us before December 21st.
很抱歉我方无法考虑任何还盘，因为这是一个实盘，并以12月21日以前收到我方回复为准。
