在经历了询盘、报价和往返多次的报盘、还盘之后，双方都同意的情况下，买房就会下订单，交易也到了非常重要的阶段。订单是购货发盘，也是求购货物或服务的普通信件形式。许多公司喜欢使用正式打印好的订货单，因其既节省时间又能保证没有遗漏任何重要细则。但是有一些公司，尤其是小公司，仍使用订货信的方式订货。订单经买卖双方确认后就成为双方都具有法律约束力的合同，而且也成为日后开立信用证的依据，所以订单的准确信非常重要，任何错误都可能引起意想不到的麻烦，造成后来不可挽回的损失。同样地，订单还必须详细、清楚、买方必须明确使卖方清楚他想要购买的商品是什么。订单信的语言要确定、准确、简介，无须添加社交辞令般的问候。订单须提供商品必要的准确而全面的描述，所有重要的条款都必须分别单列以便于核查，包括：
1. 商品名称、目录号码和样品编号。
2. 价格，包括单价、总价。
3. 质量要求、品级、型号和规格。
4. 商品数量。
5. 原产地，使用材料。
6. 重量、尺码、颜色、式样。
7. 包装和标志。
8. 付款条件。
9. 送货须知，包括地点、日期、运输方式、运费到付还是运费付讫等。
10. 货运单据，比如提货单、商业发票、保险单等。
11. 特殊性能和其他注意事项，例如，如果所要的商品没有现货供应，是否同意以别的商品替代等。
订货信函是写作主要由三段组成：
1.第一段向买方提到之前的联系，确认收到订货信。
2.第二段详细描述订单细则，使用订货信标准开始语，如“Please send.....”，订单条款按顺序依次分开排列。
3.最后一段说明付款条件和方式及装运日期、运输方式。
订单一旦被接受，就具有法律约束力并要求买卖双方履行合同，卖方应该严格依照订单备货并交货。如果发现商品质量低于订单标准，买方可要求减价、换货，或者取消订单，甚至索赔。另一方面，如果商品符合订单要求，买方就应该接受货物，在规定期限内支付货款，尽快检查，发现有错应立即通知对方。 收到订单应及时回复。卖方接受订单，最好在回复时重申订单条款，并在结尾时表达良好的祝愿，称赞他们的订货是明智的，对老主顾的惠顾表示感谢，或对新客户表示衷心的欢迎。如果卖方无法接受买方的订单，在写回绝订单的信时应特别小心，以免以后的买卖收到影响。
常用句型
1. It is appreciated that you handed us your order NO. 123 for 2500 women's shirts. Enclosed is a copy of our Sales Note No.45.
非常感谢贵方的123号订单向我们订购2500件女士衬衫。随信附上我方45号销售确认书一份。
2. Referring to your letter of January 15th, we shall be obliged if you will forward to us the following at an early date:
已获悉贵方1月15号来信，如能及早发送以下货物将不胜感激：
3. We are glad to conform your order which we have accepted on the items.
我方很高兴确认贵方订单并已接受贵方的条件。
4. We are pleased to enclose Order No. AV-13 in duplicate for 10 sets of EPSON printing machines.
很高兴随信附上一式两份我方第AV-13号订单，订购10台爱普生打印机。
5. We are delighted to receive your letter of August 20th , and thank you for your esteemed order for.....
非常高兴收到贵方8月20号来信，并感谢订购.....
6. We are regretful that we are unable to book your order at the prices we quoted six months ago.
非常抱歉我们不能按6月前的报价接受贵方的订单。
7. We have pleasure of placing the following order with you, and hope you kindly send by fast freight.
非常高兴向你方订购以下商品，并希望贵方尽快发货。
8. We thank you very much for your kind order of February 25th, being accompanied by your check,value $2000, which we received today.
今已收到贵方2月25日订单及随附价值2000美元支票一张，非常感谢。
9. We are glad to receive your order and conform that all the items required are in stock.
很高兴收到贵方订单，并确认全部所需商品都有现货。
10. We acknowledge with thanks receipt of your Order No.20, of cotton pillowcases of March 12th.
兹确认收到贵方3月12号关于面枕套商品的第20号订货单，非常感谢。
11. We assure you that this order and further orders shall have our immediate attention.
我们保证此次的订单及以后的订单都会得到我们立即的重视。
12. Thank you very much for your order, but we are sorry that we are fully occupied with contract orders. As it is the case, we have no other alternative but to decline your order of this time. But we look forward to your future favors and attention. 非常感谢贵方的订单，但我们很抱歉，我们目前的合同订单已满。鉴于此，我们不得不婉拒贵方订单，并期盼贵方今后的惠顾。
13. As we find both quality and prices satisfactory, we feel sure that you will be satisfied with the goods.
我们正在安排下个月的装运，并相信贵方会对我们的商品感到满意。
14. We are always at your service.
我公司随时为您服务。
